سجل المراجعة
يحتفظ Aptli بسجل زمني لأنشطة العمل والمخزون، مما يتيح لك الإجابة عن سؤال مثل "ماذا حدث لهذا المشروع الشهر الماضي؟" أو تقديم تقرير مؤرخ إلى الجهة التنظيمية يتضمن كل التغييرات التي طرأت خلال الربع.
أين تجده
في صفحة تفاصيل أي سجل. تحتوي كل صفحة تفاصيل مشروع وموقع ومورد على قسم تدقيق مضمن في الأسفل وزر سجل التدقيق الكامل في العنوان يفتح نفس الخلاصة في صفحة منفصلة لتسهيل التمرير والتصفية.
من الشريط الجانبي للمسؤول. يرى المسؤولون الذين لديهم إذن عرض سجل التدقيق أيضًا عنصر سجل التدقيق ضمن قسم المسؤول. يؤدي هذا إلى فتح الصفحة المستقلة /audit حيث يمكنك:
- الاطلاع على الأنشطة عبر النشر بأكمله لنطاق زمني محدد.
- تضييق النطاق ليشمل مشروعًا واحدًا أو موقعًا واحدًا أو موردًا واحدًا باستخدام أداة الاختيار.
- تصدير سجل الامتثال بتنسيق CSV أو JSON.
لا يرى المستخدمون الميدانيون عنصر الشريط الجانبي. لا يزالون يحصلون على الجدول الزمني للتدقيق المضمن في أي سجل يمكنهم عرضه، وهو ما يكفي لسياق العمليات اليومية.
ما يعرضه الجدول الزمني
كل صف يمثل حدثًا واحدًا يتضمن:
- نوع الحدث — شارة ملونة وأيقونة (أمر عمل، تقرير، معاملة، أو تحقق).
- اسم الكيان — السجل الذي وقع فيه الحدث. تظهر السجلات المحذوفة باللون الأحمر مع رمز سلة المهملات بحيث يكون من الواضح أنها قد أُزيلت.
- الفاعل — المستخدم الذي قام بذلك، إذا كان معروفًا.
- الطابع الزمني — وقت وقوع الحدث.
- التفاصيل — الحالة، والمبالغ، والمواقع، والمكلفون، والسياقات الأخرى التي تختلف حسب نوع الحدث.
نظرة عامة على أنواع الأحداث
- أمر العمل — تم إنشاء أمر عمل أو تحديثه أو إغلاقه.
- التقرير — تم تقديم تقرير ميداني أو تنقيحه أو مراجعته.
- المعاملة — تم استلام المخزون أو استهلاكه أو نقله بين المواقع.
- التحقق — تمت مراجعة تقرير وتم التحقق من صحته أو رفضه.
انقر على أيقونة المعلومات في رأس الخط الزمني (حرف "i" بجوار عناصر التحكم في التصفية) لفتح لوحة مرجعية سريعة تحتوي على نفس الأوصاف بالإضافة إلى نصائح حول الحالة الفارغة.
استخدام عوامل التصفية
- النطاق الزمني — اختر فترة زمنية. في الخطوط الزمنية التي تغطي نطاق السجلات (من صفحة تفاصيل مشروع أو موقع أو مورد)، يكون الإعداد الافتراضي هو آخر 30 يومًا.
- أنواع الأحداث — حدد أو ألغِ تحديد الأنواع الأربعة لتضييق نطاق الخلاصة.
- تحديث — يعيد تشغيل عامل التصفية الحالي.
في العرض على مستوى النشر، يجب عليك اختيار تاريخ البدء والانتهاء والنقر على تحميل — لا يقوم النظام بالتحميل تلقائيًا، لذا يمكنك تعيين كلا الحدين قبل تشغيل الاستعلام. يتم تحديد النافذة بـ 30 يومًا للحفاظ على استجابة الاستعلامات؛ اختر نطاقًا زمنيًا بهذا الحجم أو أصغر. بالنسبة للفترات الأطول، استخدم تصدير CSV.
التصدير من أجل الامتثال
يرى المستخدمون الذين لديهم إذن تصدير سجل التدقيق لوحة تصدير الامتثال في أسفل صفحة /audit. اختر نطاقًا زمنيًا وانقر على تنزيل — ستحصل على ملف يمكنك تسليمه إلى مدقق أو فتحه في Excel.
- CSV — يعمل في كل أدوات جداول البيانات. يتضمن علامة ترتيب البايتات للتوافق مع Excel.
- JSON — قابل للقراءة آليًا، ومفيد للتغذية في التحليلات أو نظام آخر.
يشمل التصدير سجل التغييرات الكامل، وليس فقط أحداث العمل والمخزون — حيث تظهر هنا عمليات إنشاء المستخدمين، وتغييرات الأدوار، وتحديثات الإعدادات، والمزيد.
الأذونات
تتحكم أذونات منفصلة في الوصول:
- عرض سجل التدقيق — انظر الصفحة المستقلة
/auditوالتغذية على مستوى النشر. - تصدير سجل التدقيق — قم بتنزيل ملف CSV / JSON الخاص بالامتثال.
امنح كلا الإذنَين لمراجعي الامتثال الداخليين. امنح الإذن الأول فقط للمديرين الذين يحتاجون إلى حق الوصول للقراءة دون إمكانية التصدير. لا يزال المستخدمون الذين لا يمتلكون أيًا من الإذنَين يحصلون على الخط الزمني المضمن في صفحات السجلات الفردية؛ لا توجد طريقة لإخفاء مسارات التدقيق تمامًا عن المستخدمين الذين لديهم حق الوصول إلى السجل، لأن الهدف هو شفافية النشاط.
ملاحظة: إذا منحت شخصًا ما إذن عرض سجل التدقيق ولا يزال غير قادر على رؤية الإدخال في الشريط الجانبي، فاطلب منه تسجيل الخروج وإعادة تسجيل الدخول. يتم تطبيق تغييرات الأذونات عند تسجيل الدخول التالي.
الاحتفاظ
في عمليات النشر المستضافة، يتم الاحتفاظ بإدخالات التدقيق إلى أجل غير مسمى ما لم تطلب خلاف ذلك بشكل صريح.
يمكن لعمليات النشر ذاتية الاستضافة تكوين انتهاء الصلاحية التلقائي عبر إعداد الاحتفاظ — تحقق من ذلك مع مسؤول النظام لديك. بشكل افتراضي، يتم الاحتفاظ بالمدخلات طالما توجد مساحة في قاعدة البيانات.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
الخط الزمني فارغ. لم تحدث أي أنشطة على هذا السجل في النطاق الزمني المحدد. قم بتوسيع النطاق أو تأكد من أن السجل قد شارك في أمر عمل أو تقرير أو معاملة أو عملية تحقق.
هناك سجل أتوقع رؤيته مفقود. تأكد من أن النطاق الزمني يغطي الفترة التي وقع فيها الحدث. بالنسبة للعروض على نطاق الموقع والموارد، فإن الإعداد الافتراضي هو 30 يومًا — قم بتوسيع النطاق إذا كنت تبحث عن أنشطة أقدم.
أرى سجلات "محذوفة" — هل هذا طبيعي؟ نعم. يحتفظ سجل التدقيق بالأحداث الخاصة بالسجلات حتى بعد حذفها، بحيث يمكنك رؤية السجل الكامل لدورة حياة السجل. يتم تمييز السجلات المحذوفة برمز سلة مهملات أحمر.
زر تصدير الامتثال مفقود. تحتاج إلى إذن تصدير سجل التدقيق. اسأل المسؤول.
يظهر في التصدير "تم اقتطاع 10,000 صف". تضمن نطاق التواريخ الخاص بك عددًا كبيرًا جدًا من الأحداث. قم بتضييق النطاق وقم بالتصدير على دفعات، أو اطلب من المسؤول زيادة الحد الأقصى لعدد الصفوف إذا كان لديك متطلبات امتثال محددة.