Aptli

Audit-Verlauf

Aptli führt ein chronologisches Protokoll aller Arbeits- und Bestandsaktivitäten, sodass Sie Fragen wie „Was ist letzten Monat mit diesem Projekt passiert?“ beantworten oder einer Aufsichtsbehörde einen datierten Bericht über alle Änderungen eines Quartals vorlegen können.

Wo Sie es finden

Auf der Detailseite jedes Datensatzes. Jede Detailseite für Projekte, Standorte und Ressourcen verfügt unten über einen integrierten Audit-Bereich und in der Kopfzeile über eine Schaltfläche Vollständiger Audit-Verlauf, die denselben Feed auf einer eigenen Seite öffnet, um das Scrollen und Filtern zu erleichtern.

Über die Admin-Seitenleiste. Administratoren mit der Berechtigung Audit-Verlauf anzeigen sehen außerdem einen Eintrag Audit-Verlauf im Admin-Bereich. Dieser öffnet die eigenständige Seite /audit, auf der Sie:

  • Aktivitäten für den gesamten Einsatzbereich in einem ausgewählten Datumsbereich einsehen können.
  • Mit der Auswahlfunktion auf ein einzelnes Projekt, einen Standort oder eine Ressource eingrenzen können.
  • das Compliance-Protokoll als CSV oder JSON exportieren.

Feldbenutzer sehen den Eintrag in der Seitenleiste nicht. Sie erhalten weiterhin die integrierte Audit-Zeitleiste zu jedem Datensatz, den sie einsehen können, was für den täglichen Betriebskontext ausreichend ist.

Was die Zeitleiste anzeigt

Jede Zeile entspricht einem Ereignis mit:

  • Ereignistyp – einem farbigen Badge und Symbol (Arbeitsauftrag, Bericht, Transaktion oder Validierung).
  • Entitätsname – der Datensatz, bei dem das Ereignis stattfand. Gelöschte Datensätze werden rot mit einem Papierkorb-Symbol angezeigt, sodass deutlich erkennbar ist, dass sie nicht mehr vorhanden sind.
  • Akteur – der Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat, sofern bekannt.
  • Zeitstempel – wann das Ereignis stattfand.
  • Details – Status, Beträge, Standorte, Bearbeiter und andere Kontextinformationen, die je nach Ereignistyp variieren.

Ereignistypen auf einen Blick

  • Arbeitsauftrag – ein Arbeitsauftrag wurde erstellt, aktualisiert oder abgeschlossen.
  • Bericht – ein Feldbericht wurde eingereicht, überarbeitet oder geprüft.
  • Transaktion – Lagerbestand wurde empfangen, verbraucht oder zwischen Standorten transferiert.
  • Validierung – ein Bericht wurde geprüft und entweder validiert oder abgelehnt.

Klicken Sie auf das Info-Symbol in der Kopfzeile der Zeitleiste (das „i“ neben den Filtersteuerelementen), um ein Schnellreferenzfenster mit denselben Beschreibungen sowie Tipps zum leeren Zustand zu öffnen.

Verwendung der Filter

  • Datumsbereich — Wählen Sie einen Zeitraum aus. Bei Zeitleisten auf Datensatzebene (von einer Projekt-, Standort- oder Ressourcendetailseite) sind standardmäßig die letzten 30 Tage ausgewählt.
  • Ereignistypen – Aktivieren oder deaktivieren Sie die vier Typen, um den Feed einzugrenzen.
  • Aktualisieren – Führt den aktuellen Filter erneut aus.

In der bereichsweiten Ansicht müssen Sie sowohl ein Start- als auch ein Enddatum auswählen und auf Laden klicken – das System lädt nicht automatisch, sodass Sie beide Grenzen festlegen können, bevor Sie die Abfrage ausführen. Das Zeitfenster ist auf 30 Tage begrenzt, um die Reaktionsgeschwindigkeit der Abfragen zu gewährleisten; wählen Sie einen Zeitbereich dieser Größe oder kleiner. Für längere Zeiträume nutzen Sie den CSV-Export.

Export für Compliance-Zwecke

Benutzer mit der Berechtigung Auditverlauf exportieren sehen am unteren Rand der Seite /audit ein Feld Compliance-Export. Wählen Sie einen Datumsbereich aus und klicken Sie auf Herunterladen – Sie erhalten eine Datei, die Sie einem Prüfer übergeben oder in Excel öffnen können.

  • CSV – funktioniert in jedem Tabellenkalkulationsprogramm. Enthält ein Byte-Order-Mark für Excel-Kompatibilität.
  • JSON – maschinenlesbar, nützlich für die Einbindung in Analysesysteme oder andere Systeme.

Der Export umfasst das vollständige Änderungsprotokoll, nicht nur Arbeits- und Bestandsereignisse – hier werden auch Benutzeranlegungen, Rollenänderungen, Einstellungsaktualisierungen und vieles mehr angezeigt.

Berechtigungen

Zwei separate Berechtigungen regeln den Zugriff:

  • Auditverlauf anzeigen – zeigt die eigenständige Seite /audit und den bereichsweiten Feed an.
  • Auditverlauf exportieren – Laden Sie die Compliance-CSV-/JSON-Datei herunter.

Erteilen Sie beiden Berechtigungen an interne Compliance-Prüfer. Erteilen Sie nur die erste Berechtigung an Manager, die Lesezugriff, aber keine Exportfunktion benötigen. Benutzer ohne beide Berechtigungen sehen weiterhin die Inline-Zeitleiste auf den einzelnen Datensatzseiten; es gibt keine Möglichkeit, Audit-Trails vollständig vor Benutzern zu verbergen, die Zugriff auf einen Datensatz haben, da es um die Transparenz der Aktivitäten geht.

Hinweis: Wenn Sie jemandem gerade die Berechtigung Auditverlauf anzeigen erteilt haben und die Person den Eintrag in der Seitenleiste immer noch nicht sehen kann, lassen Sie sie sich abmelden und wieder anmelden. Berechtigungsänderungen werden bei der nächsten Anmeldung wirksam.

Aufbewahrung

Bei gehosteten Bereitstellungen werden Audit-Einträge auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, sofern Sie nicht ausdrücklich etwas anderes anfordern.

Bei selbst gehosteten Bereitstellungen kann über eine Aufbewahrungseinstellung ein automatisches Ablaufdatum konfiguriert werden – wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Standardmäßig werden Einträge so lange aufbewahrt, wie in der Datenbank Platz vorhanden ist.

Fehlerbehebung

Die Zeitleiste ist leer. In dem ausgewählten Datumsbereich hat keine Aktivität zu diesem Datensatz stattgefunden. Erweitern Sie den Bereich oder stellen Sie sicher, dass der Datensatz in einem Arbeitsauftrag, Bericht, einer Transaktion oder einer Validierung enthalten war.

Ein Datensatz, den ich erwarten würde, fehlt. Vergewissern Sie sich, dass der Datumsbereich den Zeitpunkt abdeckt, zu dem das Ereignis stattgefunden hat. Bei Ansichten auf Standort- und Ressourcenebene beträgt der Standardwert 30 Tage – erweitern Sie den Zeitraum, wenn Sie nach älteren Aktivitäten suchen.

Ich sehe „gelöschte“ Datensätze – ist das normal? Ja. Der Prüfverlauf speichert Ereignisse für Datensätze auch nach deren Löschung, sodass Sie den vollständigen Verlauf des Lebenszyklus eines Datensatzes einsehen können. Gelöschte Datensätze sind mit einem roten Papierkorb-Symbol gekennzeichnet.

Die Schaltfläche zum Exportieren der Compliance-Daten fehlt. Sie benötigen die Berechtigung „Auditverlauf exportieren“. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Beim Export wird „auf 10.000 Zeilen gekürzt“ angezeigt. Ihr Datumsbereich umfasste zu viele Ereignisse. Grenzen Sie den Bereich ein und exportieren Sie in Teilen, oder bitten Sie Ihren Administrator, die Zeilenbegrenzung zu erhöhen, wenn Sie eine bestimmte Compliance-Anforderung haben.