Historial de auditorías

Aptli mantiene un registro cronológico de las actividades de trabajo y de inventario para que puedas responder a preguntas como «¿qué ocurrió con este proyecto el mes pasado?» o entregar a un organismo regulador un informe con fecha de cada cambio realizado durante un trimestre.

Dónde encontrarlo

En la página de detalles de cualquier registro. Todas las páginas de detalles de proyectos, sitios y recursos tienen una sección de auditoría integrada en la parte inferior y un botón Historial de auditoría completo en el encabezado que abre el mismo feed en su propia página para facilitar el desplazamiento y el filtrado.

Desde la barra lateral de administración. Los administradores con el permiso Ver historial de auditoría también ven un elemento Historial de auditoría en la sección de administración. Esto abre la página independiente /audit, donde puedes:

Ver la actividad de toda la implementación para un intervalo de fechas seleccionado.
Limitar la búsqueda a un único proyecto, sitio o recurso utilizando el selector.
Exportar el registro de cumplimiento como CSV o JSON.

Los usuarios de campo no ven la entrada de la barra lateral. Siguen disponiendo de la línea de tiempo de auditoría integrada en cualquier registro que puedan ver, lo cual es suficiente para el contexto operativo diario.

Qué muestra la línea de tiempo

Cada fila corresponde a un evento con:

Tipo de evento: una insignia de color y un icono (orden de trabajo, informe, transacción o validación).
Nombre de la entidad: el registro en el que ocurrió el evento. Los registros eliminados se muestran en rojo con un icono de papelera para que quede claro que ya no están.
Actor: el usuario que lo realizó, cuando se conoce.
Marca de tiempo: cuándo ocurrió el evento.
Detalles: estado, importes, emplazamientos, asignados y otro contexto que varía según el tipo de evento.

Resumen de los tipos de eventos

Orden de trabajo: se ha creado, actualizado o cerrado una orden de trabajo.
Informe: se ha enviado, revisado o evaluado un informe de campo.
Transacción: se ha recibido, consumido o transferido inventario entre sitios.
Validación: se ha revisado un informe y se ha validado o rechazado.

Haga clic en el icono info en el encabezado de la línea de tiempo (la «i» junto a los controles de filtro) para abrir un panel de referencia rápida con las mismas descripciones, además de consejos sobre el estado vacío.

Uso de los filtros

Intervalo de fechas: elija un intervalo. En las líneas de tiempo con alcance de registro (desde una página de detalles de un proyecto, sitio o recurso), el valor predeterminado son los últimos 30 días.
Tipos de eventos: marque o desmarque los cuatro tipos para acotar el feed.
Actualizar: vuelve a ejecutar el filtro actual.

En la vista de todo el entorno, debe elegir tanto una fecha de inicio como una de fin y hacer clic en Cargar; el sistema no carga automáticamente, por lo que puede establecer ambos límites antes de ejecutar la consulta. La ventana tiene un límite de 30 días para que las consultas sigan respondiendo; elija un intervalo de fechas de ese tamaño o menor. Para intervalos más largos, utilice la exportación CSV.

Exportación para el cumplimiento normativo

Los usuarios con el permiso Exportar historial de auditoría ven un panel Exportación de cumplimiento en la parte inferior de la página /audit. Seleccione un intervalo de fechas y haga clic en Descargar: obtendrá un archivo que puede entregar a un auditor o abrir en Excel.

CSV: funciona en cualquier herramienta de hojas de cálculo. Incluye una marca de orden de bytes para garantizar la compatibilidad con Excel.
JSON: legible por máquina, útil para importarlo a herramientas de análisis u otros sistemas.

La exportación abarca el registro de cambios completo, no solo los eventos de trabajo e inventario: aquí aparecen la creación de usuarios, los cambios de rol, las actualizaciones de configuración y mucho más.

Permisos

Dos permisos independientes controlan el acceso:

Ver historial de auditoría: permite ver la página independiente /audit y el feed de toda la implementación.
Exportar historial de auditoría: descarga el CSV/JSON de cumplimiento.

Concede ambos a los revisores de cumplimiento internos. Concede solo el primero a los gestores que necesiten acceso de lectura pero no capacidad de exportación. Los usuarios que no tengan ninguno de ellos siguen viendo la línea de tiempo integrada en las páginas de registros individuales; no hay forma de ocultar por completo los registros de auditoría a los usuarios que tienen acceso a un registro, ya que el objetivo es la transparencia de la actividad.

Nota: si acaba de conceder a alguien el permiso Ver historial de auditoría y aún así no puede ver la entrada de la barra lateral, pídale que cierre la sesión y vuelva a iniciarla. Los cambios de permisos se aplican en el siguiente inicio de sesión.

Retención

En las implementaciones alojadas, las entradas de auditoría se conservan indefinidamente a menos que solicite lo contrario específicamente.

Las implementaciones autohospedadas pueden configurar la caducidad automática mediante un ajuste de retención; consulte con su administrador del sistema. Por defecto, las entradas se conservan mientras haya espacio en la base de datos.

Solución de problemas

La línea de tiempo está vacía. No se ha producido ninguna actividad en este registro en el intervalo de fechas seleccionado. Amplíe el intervalo o compruebe que el registro haya estado involucrado en una orden de trabajo, un informe, una transacción o una validación.

Falta un registro que esperaba ver. Compruebe que el intervalo de fechas abarque el momento en que ocurrió el evento. Para las vistas de ámbito de sitio y de recurso, el valor predeterminado es de 30 días; amplíelo si busca actividad más antigua.

Veo registros «eliminados», ¿es normal? Sí. El historial de auditoría conserva los eventos de los registros incluso después de que se hayan eliminado, por lo que puede ver el historial completo del ciclo de vida de un registro. Los registros eliminados se marcan con un icono de papelera rojo.

Falta el botón de exportación de cumplimiento. Necesitas el permiso Exportar historial de auditoría. Pregunta a tu administrador.

La exportación indica «truncado en 10 000 filas». Tu intervalo de fechas incluía demasiados eventos. Reduce el intervalo y exporta por partes, o pide a tu administrador que aumente el límite de filas si tienes un requisito de cumplimiento específico.