El Rol del Administrador

Los administradores aseguran que la aplicación se comporte de la manera que los usuarios esperan, alineándose bien con las prácticas de registro de la organización mientras agiliza los procesos organizacionales. En el contexto de Aptli, esto cubre varias actividades de configuración críticas que se revisarán en esta sección:

1. Otorgar Acceso vs. Gestionar Solicitudes de Acceso
2. Autenticación, personalización de configuraciones de sesión y gestión de Single-Sign-On (SSO) con varios proveedores de autenticación
3. Autorización Dinámica para control detallado sobre el contenido
4. Otras Configuraciones de la Aplicación

Inicialización de la Base de Datos y Valores Predeterminados

Las nuevas instalaciones vienen preconfiguradas con valores predeterminados razonables para capas, recursos y configuraciones de la aplicación. Un administrador puede actualizarlos a través de los flujos de trabajo de administrador normales descritos en esta guía. Si necesita reinicializar los valores predeterminados, contacte a su administrador de sistemas.

Cola de Revisión de Versiones

Cuando un usuario de campo no administrador envía una versión GIS, esta entra en la cola de revisión de Admin → Versiones en lugar de publicarse de inmediato. Los administradores ven una lista de todas las versiones pendientes, pueden previsualizar la diferencia de entidades en el mapa y elegir Confirmar (publicar) o Eliminar (rechazar) cada una.

Este flujo de trabajo garantiza que los cambios de geometría enviados por los trabajadores de campo sean revisados antes de afectar el conjunto de datos compartido. Los envíos propios de los administradores omiten la cola y se confirman directamente.

Consulte Cola de Revisión de Versiones para el flujo de trabajo completo.

Generador de Códigos QR de Recursos

Para operaciones de almacén y personal de campo que necesitan aceptar envíos físicos, Aptli proporciona un Generador de Códigos QR de Recursos que crea libros de referencia imprimibles de todos los recursos en el sistema.

Propósito

El personal de campo a menudo recibe envíos donde los artículos no tienen códigos QR adjuntos. En lugar de escribir manualmente los nombres de los recursos (lo cual es propenso a errores y lento), pueden escanear códigos QR desde un libro de referencia físico guardado en el muelle de recepción o estación de almacén.

Acceso al Generador de Códigos QR

Navegación:

1. Navegue a Admin → Códigos QR de Recursos (/admin/resource-qr-codes)
2. La página muestra todos los recursos en el sistema como códigos QR imprimibles

Permisos:

• Requiere permisos de administrador o de gestión de inventario
• Página pública (no se exponen datos sensibles)

Filtrado y Búsqueda

Filtrar por Tipo de Recurso:

• Opciones del menú desplegable: Todo, Material, Mano de obra, Equipo
• Reduce los códigos QR a categorías específicas
• Útil para crear libros especializados (ej. "Solo Materiales")

Buscar Recursos:

• La búsqueda de texto filtra por nombre o ID de recurso
• Filtrado en tiempo real mientras escribe
• Útil para crear hojas de referencia pequeñas para proyectos específicos

Ejemplos de Filtros:

Filtro: Material
Búsqueda: "cable"
→ Muestra solo recursos de tipo material con "cable" en el nombre
→ Cable Cat6, Cable Cat6A, Cable de Fibra Óptica, etc.

Formato de Código QR

Los códigos QR codifican una referencia al tipo de registro y al ID. La aplicación maneja la decodificación automáticamente al escanear.

Generar Libros Imprimibles

Flujo de Impresión:

1. Aplicar Filtros (opcional)
   • Seleccione los tipos de recursos a incluir
   • Busque recursos específicos si es necesario
2. Hacer Clic en el Botón Imprimir
   • Se abre el cuadro de diálogo de impresión del navegador
   • Diseño de impresión optimizado para papel estándar carta/A4
   • 3 columnas por página para máxima densidad
3. Configuración de Impresión:
   • Color: Opcional (el blanco y negro funciona bien para los códigos QR)
   • Orientación: Vertical
   • Márgenes: 1,27 cm
   • Gráficos de fondo: Habilitar (asegura que los códigos QR se impriman)
4. Post-Procesamiento:
   • Laminar las páginas para mayor durabilidad
   • Encuadernar como libro de referencia o carpeta
   • Colocar en estaciones de recepción, escritorios de almacén o áreas de carga

Cada tarjeta de código QR incluye:

• Código QR (150x150 píxeles, escala bien)
• Nombre del recurso (negrita, truncado si es demasiado largo)
• Tipo de recurso (Material/Mano de obra/Equipo)
• UOM predeterminada (si está definida)
• ID del recurso (pequeño, oculto durante la impresión)

Uso de Códigos QR en el Campo

Flujo de Trabajo Móvil:

1. El personal de campo recibe el envío en el almacén
2. Abre el Formulario de Transacción Manual en el dispositivo móvil
3. Hace clic en el botón de escaneo (📷) junto al campo Nombre del Recurso
4. Apunta la cámara al código QR del libro de referencia
5. Los detalles del recurso se completan automáticamente desde el código escaneado
6. Ingresa la cantidad y envía la transacción

Ventajas:

• Velocidad: Escanear 5-10 artículos en menos de un minuto
• Precisión: Sin errores de tipeo o deletreo
• Modo por Lotes: Escanear el envío completo, enviar todo de una vez
• Sin Capacitación: Interfaz de cámara intuitiva
• Funciona Sin Conexión: El escaneo de QR no requiere internet

Mantenimiento y Actualizaciones

Cuándo Regenerar los Libros:

• Nuevos Recursos Agregados: Imprimir páginas suplementarias para los nuevos recursos
• Nombres de Recursos Cambiados: Reimprimir las páginas afectadas
• Revisión Mayor del Catálogo: Regenerar el libro completo
• Páginas Dañadas: Reimprimir y reemplazar páginas específicas

Control de Versiones:

• Agregar la fecha de impresión a la portada del libro (escrita a mano o con etiqueta)
• Conservar los libros antiguos como respaldo durante la transición
• Retirar gradualmente los libros obsoletos

Consejo: Para recursos que se agregan con frecuencia, conserve páginas laminadas en blanco en el libro. Imprima nuevos códigos QR en etiquetas y aplíquelos a las páginas en blanco.

Integración con Transacciones Manuales

El generador de códigos QR está diseñado para funcionar sin problemas con el Formulario de Transacción Manual:

1. Admin genera el libro → El personal de campo tiene referencia
2. Llega el envío → El personal de campo abre el formulario de transacción
3. Escanear QR del libro → El recurso se completa automáticamente
4. Ingresar cantidad → Completar la transacción
5. Modo por lotes → Escanear múltiples artículos rápidamente
6. Enviar → Inventario actualizado instantáneamente

Véase También:

• Entrada de Transacción Manual con Escaneo de Código QR — Flujo de trabajo del personal de campo
• Transacciones — Tipos de transacción y registro de auditoría

Mejores Prácticas

Organización del Libro:

• Orden alfabético por nombre del recurso (más fácil de hojear)
• Agrupado por tipo (Material → Mano de obra → Equipo)
• Separado por departamento (si el almacén tiene múltiples departamentos)

Ubicación Física:

• Muelle de recepción (aceptación de envíos)
• Escritorio del almacén (conteos de ciclo, ajustes)
• Área de carga (retiros, transferencias)
• Carros móviles (para moverse por almacenes grandes)

Durabilidad:

• Laminar todas las páginas (proteger del polvo y derrames)
• Carpeta resistente (soporta el uso diario)
• Asegurar con cadena/cable al escritorio (evita extravíos)
• Copia de respaldo en la oficina (recuperación ante desastres)

Capacitación:

• Mostrar al personal nuevo cómo escanear códigos QR
• Demostrar el modo por lotes para envíos de múltiples artículos
• Practicar con un envío de ejemplo (5-10 artículos)
• Enfatizar: "Escanear, no escribir"

Exportación del Historial de Auditoría

La página de Historial de Auditoría registra todas las acciones significativas en el sistema — eventos de autenticación, cambios de permisos, modificaciones de registros y eliminaciones suaves. Los administradores pueden exportar un subconjunto del registro de auditoría para informes de cumplimiento o investigaciones.

Acceder a la Exportación

1. Navegue a Admin → Historial de Auditoría
2. Aplique filtros para delimitar la exportación:
   • Rango de fechas — seleccione las fechas de inicio y fin
   • Filtro de modelo — limite a un tipo de datos específico (usuarios, órdenes de trabajo, transacciones, etc.)
3. Seleccione el Formato — CSV o JSON
4. Haga clic en Exportar

La exportación se genera de inmediato y se descarga como archivo.

Detalles del Formato

Límites y Permisos

• Límite de filas: 10,000 filas por exportación. Si su filtro devuelve más, reduzca el rango de fechas o el filtro de modelo y exporte en lotes.
• Permiso requerido: Derecho de administrador auditExport. Los usuarios sin este derecho no ven el botón Exportar.