Comment Aptli s'articule

Avant de vous plonger dans une page en particulier, il est utile de comprendre comment les différents éléments s'articulent entre eux. Presque tout dans Aptli s'articule autour d'un axe central : un projet contient des tâches, chaque tâche comporte un côté matériel et un côté travail, et ces deux côtés se rejoignent dans un rapport validé par une validation. Les stocks évoluent en arrière-plan de tout cela.

Cette page est la carte de cette colonne vertébrale. Chaque encadré présenté ici fera l'objet d'un guide détaillé ultérieurement — il s'agit ici simplement de montrer comment ils s'articulent.

Vue d'ensemble

                          ┌─────────────┐
                          │   PROJECT   │   optional umbrella
                          └──────┬──────┘
                                 │  groups many
                                 ▼
                          ┌─────────────┐
                          │     JOB     │   one unit of planned work
                          └──────┬──────┘
                ┌────────────────┴────────────────┐
                │                                  │
         MATERIAL stream                      WORK stream
       "what gets used"                    "what gets done"
                │                                  │
                ▼                                  ▼
       ┌─────────────────┐               ┌──────────────────┐
       │ Resource lines  │               │   Work Orders    │
       │   on the job    │               │  (the dispatch)  │
       └───────┬─────────┘               └────────┬─────────┘
               │                                  │
        ┌──────┴───────┐                  ┌───────┴───────┐
        ▼              ▼                  ▼               ▼
   Registered      Ad-hoc           Registered        Ad-hoc
   RESOURCE      (typed in by      ACTIVITY         (typed in by
  (from your       hand, not       (from your        hand, not
   catalogue)     registered)       catalogue)       registered)

La structure se répète délibérément. Les deux flux vous offrent le même choix : puiser dans un catalogue d'éléments enregistrés, ou saisir quelque chose de manière ad hoc. Vous n'êtes jamais obligé de tout pré-enregistrer pour faire avancer le travail.

Un projet regroupe des tâches

Un projet est une structure globale facultative — une campagne, le lancement d’un site, une phase de travail. Il regroupe des tâches connexes et en synthétise la progression afin que vous puissiez suivre l’ensemble du travail en un seul endroit.

Une tâche n'a pas besoin d'appartenir à un projet. De nombreuses tâches sont ponctuelles et ne relèvent d'aucun cadre global. Le projet est là lorsque vous souhaitez une synthèse, et non comme une formalité à accomplir.

Une tâche comporte deux volets

Une tâche est l'unité de base du travail planifié. Considérez-le comme comportant deux aspects indépendants :

Côté matériel — ce que le travail consomme. Il s’agit des lignes de ressources de la tâche : le câble, les vis, la colle, les heures de travail. Côté travail — ce qui est réellement effectué. Cela est réparti sous forme de bons de travail, chacun comportant une activité (la jonction, l'inspection, le creusement).

Les deux flux fonctionnent en parallèle et ne dépendent pas l’un de l’autre. Un travail peut comporter du matériel sans activité formelle, ou une activité sans matériel suivi. Vous n’ajoutez une structure à chaque volet que lorsque cela s’avère nécessaire.

Enregistré ou ad hoc — le choix récurrent

Sur les deux flux, vous choisissez l’une des deux voies pour chaque ligne :

Enregistré — choisi dans un catalogue que vous gérez (Ressources pour les matériaux, Activités pour le travail). L'enregistrement vous garantit des noms cohérents, des unités, un suivi des stocks et des règles de retrait.
Ad hoc — saisi à la main, sur le moment. Rien n'est préenregistré. Utilisez-le pour le matériel ponctuel ou la tâche inhabituelle qui ne mérite pas une entrée dans le catalogue.

Un même enregistrement peut combiner les deux. Il s'agit d'un « système de référence plus souple » : l'enregistrement est une option qui ajoute un suivi, jamais un obstacle bloquant le travail.

Les deux flux se rejoignent dans un rapport

La planification décrit ce qui devrait se passer. Un rapport rend compte de ce qui s'est réellement passé — et c'est là que les deux flux convergent :

        WORK stream                       MATERIAL stream
            │                                   │
     work performed                     material consumed
   (against the activity)              (against the resources)
            │                                   │
            └────────────────┬──────────────────┘
                             ▼
                        ┌─────────┐
                        │ REPORT  │   what was actually done + used
                        └────┬────┘
                             ▼
                      ┌──────────────┐
                      │  VALIDATION  │   sign-off
                      │  pass / fail │
                      │  needs-revision / approved-with-notes
                      └──────────────┘

Un rapport consigne en un seul endroit le travail accompli et les ressources consommées. Une validation est le contrôle qualité qui vient couronner le tout : un réviseur valide le travail en lui attribuant un statut, et c'est ce statut qui permet de considérer le travail comme accepté. Les rapports et les validations constituent la piste d'audit du travail — ils restent enregistrés même après que l'infrastructure sous-jacente a changé.

Les validations ne constituent pas un élément de menu distinct. Elles se présentent sous forme de badges de type « feu tricolore » sur la page Rapports — cliquez sur un badge pour afficher, modifier ou créer une validation sans quitter le rapport.

Le volet inventaire

Tout ce qui se trouve dans le flux de matériel est adossé à un registre d'inventaire. Le menu Inventaire comporte quatre vues, qui s'articulent entre elles comme suit :

   RESOURCE  ──┐
  (what it is, │
   the         ├──►  STOCK ITEM   the live balance:
   catalogue)  │    "X of this resource, at this site"
               │           │
   SITE  ──────┘           │ every change is written as a
  (where stock lives:      ▼
   warehouse, depot,  TRANSACTION   receipt · transfer · pickup ·
   or a person)                     consumption · adjustment · return

Ressource — l'entrée du catalogue : ce qu'est le matériel (également abordé ci-dessus dans l'option « matériel enregistré »).
Site — un lieu où est stocké le matériel. Un emplacement (entrepôt, dépôt, site de terrain) ou un site personnel (l'inventaire d'un travailleur).
Article en stock — la quantité d'une ressource donnée présente sur un site donné. Le solde ne change jamais que par le biais d'une transaction.
Transaction — l'enregistrement immuable de chaque mouvement entrant ou sortant. Il s'agit de la piste d'audit ; vous corrigez les erreurs en ajoutant un ajustement, jamais en modifiant l'historique.

Que deviennent les matériaux consommés ?

Lorsqu'un rapport indique qu'un matériau a été utilisé, cette consommation ne disparaît pas simplement d'un formulaire : elle entraîne un mouvement réel des stocks. Les matériaux consommés suivent l'une des deux voies suivantes :

   ┌──────────┐   consumed       ┌────────────────────────────┐
   │   SITE   │ ───────────────► │ Used up at the job          │
   │ (stock)  │                  │ Gone — but recorded forever │
   └────┬─────┘                  │ as a consumption record     │
        │                        └────────────────────────────┘
        │ transferred / picked up
        ▼
   ┌──────────────┐
   │ Person or    │   Carried out as tracked inventory —
   │ another site │   still on the books, just moved
   └──────────────┘

Consommé sur le chantier — le matériel est utilisé. Le solde des stocks diminue et un enregistrement de consommation permanent est créé. Vous ne pouvez pas effacer l'utilisation ; les corrections s'effectuent en ajoutant un ajustement, jamais en supprimant l'historique.
Retiré du site en tant que stock suivi — le matériel quitte l'entrepôt mais n'a pas disparu. Il est transféré vers un autre site ou récupéré par un employé, il reste donc dans les registres à un nouvel emplacement jusqu'à ce qu'il soit effectivement utilisé.

Dans tous les cas, le registre des stocks est toujours équilibré : les stocks qui ont quitté un site ont soit été consommés, soit se trouvent désormais ailleurs, à un emplacement que le système peut identifier.

Mise en pratique

Un flux type, de bout en bout :

Planification — créer une tâche (éventuellement dans le cadre d’un projet). Ajouter des lignes de ressources pour les matériaux et envoyer les bons de travail avec leurs activités.
Autorisation et prélèvement — les travailleurs prélèvent les matériaux enregistrés dont ils ont besoin sur un site.
Exécuter le travail — sur le terrain, conformément à l'activité de l'ordre de travail.
Rapport — enregistrez le travail terminé et le matériel consommé.
Valider — un vérificateur valide le travail, ce qui accepte le travail et finalise la consommation.

Prochaines étapes

Chaque encadré de cette page contient un guide complet :

Projets — le cadre qui regroupe les tâches
Tâches — planification du travail avec des lignes de ressources
Ordres de travail — gestion de la répartition des tâches
Ressources et Activités — les deux catalogues
Rapports et Validations — saisie et validation
Articles en stock, Sites et Transactions — le registre des stocks sous-jacent

Trois éléments de menu se trouvent à côté de cette colonne vertébrale plutôt qu'à l'intérieur :

Accueil — un tableau de bord présentant l'avancement et les synthèses d'inventaire pour tout ce qui précède.
Enregistrements de terrain — la carte. Les missions et les fonctionnalités y sont géolocalisées ; voir Concepts de la carte.
Demandes d'aide — demandez et suivez l'assistance pour n'importe quel enregistrement.

Prochaine étape : Qui peut voir et modifier quoi — comment Aptli détermine ce que chaque personne est autorisée à consulter et à modifier.