So fügt sich Aptli zusammen

Bevor Sie sich mit einer einzelnen Seite befassen, ist es hilfreich zu sehen, wie die einzelnen Teile zusammenhängen. Fast alles in Aptli hängt an einem zentralen Rückgrat: Ein Projekt umfasst Aufträge, jeder Auftrag hat eine Materialseite und eine Arbeitsseite, und beide Seiten fließen in einen Bericht zusammen, der durch eine Validierung abschließend bestätigt wird. Der Bestand bewegt sich unter all dem.

Diese Seite ist die Übersicht über diese Struktur. Zu jedem Feld hier gibt es später eine eigene detaillierte Anleitung – hier wird nur gezeigt, wie sie miteinander verbunden sind.

Das große Ganze

                          ┌─────────────┐
                          │   PROJECT   │   optional umbrella
                          └──────┬──────┘
                                 │  groups many
                                 ▼
                          ┌─────────────┐
                          │     JOB     │   one unit of planned work
                          └──────┬──────┘
                ┌────────────────┴────────────────┐
                │                                  │
         MATERIAL stream                      WORK stream
       "what gets used"                    "what gets done"
                │                                  │
                ▼                                  ▼
       ┌─────────────────┐               ┌──────────────────┐
       │ Resource lines  │               │   Work Orders    │
       │   on the job    │               │  (the dispatch)  │
       └───────┬─────────┘               └────────┬─────────┘
               │                                  │
        ┌──────┴───────┐                  ┌───────┴───────┐
        ▼              ▼                  ▼               ▼
   Registered      Ad-hoc           Registered        Ad-hoc
   RESOURCE      (typed in by      ACTIVITY         (typed in by
  (from your       hand, not       (from your        hand, not
   catalogue)     registered)       catalogue)       registered)

Die Struktur wiederholt sich bewusst. Beide Abläufe bieten Ihnen dieselbe Wahl: aus einem Katalog registrierter Elemente auswählen oder etwas ad-hoc eingeben. Sie sind niemals gezwungen, alles vorab zu registrieren, um die Arbeit voranzubringen.

Ein Projekt umfasst Aufträge

Ein Projekt ist ein optionaler Überbegriff – eine Kampagne, eine Website-Einführung, eine Arbeitsphase. Es gruppiert verwandte Aufträge und fasst deren Fortschritt zusammen, sodass du den gesamten Aufwand an einem Ort überblicken kannst.

Ein Auftrag muss nicht zu einem Projekt gehören. Viele Arbeiten sind einmalige Aufträge ohne übergeordneten Rahmen. Das Projekt ist da, wenn Sie die Zusammenfassung wünschen, nicht als Hürde, die Sie nehmen müssen.

Ein Auftrag hat zwei Stränge

Ein Auftrag ist die Kerneinheit der geplanten Arbeit. Stellen Sie sich vor, er habe zwei unabhängige Seiten:

Materialseite – was die Arbeit verbraucht. Dies sind die Ressourcenzeilen des Auftrags: das Kabel, die Schrauben, der Klebstoff, die Arbeitsstunden. Arbeitsseite – was tatsächlich erledigt wird. Dies wird als Arbeitsaufträge verteilt, von denen jeder eine Aktivität enthält (die Spleißung, die Inspektion, die Grabung).

Die beiden Stränge laufen parallel und sind nicht voneinander abhängig. Ein Auftrag kann Material ohne formelle Aktivität enthalten oder eine Aktivität ohne nachverfolgtes Material. Sie fügen jeder Seite nur dort Struktur hinzu, wo es sich lohnt.

Registriert vs. Ad-hoc – die immer wiederkehrende Entscheidung

In beiden Strömen wählen Sie für jede Zeile einen von zwei Pfaden:

Registriert — ausgewählt aus einem von Ihnen gepflegten Katalog (Ressourcen für Materialien, Aktivitäten für Arbeiten). Durch die Registrierung erhalten Sie einheitliche Bezeichnungen, Einheiten, Bestandsverfolgung und Abholregeln.
Ad-hoc – wird manuell vor Ort eingegeben. Nichts ist vorab registriert. Verwenden Sie diese Option für einmaliges Material oder ungewöhnliche Aufgaben, die keinen Katalogeintrag rechtfertigen.

Ein und derselbe Datensatz kann beides enthalten. Dies ist das „flexiblere Referenzsystem“ – die Registrierung ist eine Option, die Nachverfolgung ermöglicht, niemals eine Hürde, die die Arbeit blockiert.

Beide Ströme treffen in einem Bericht aufeinander

Die Planung beschreibt, was geschehen sollte. Ein Bericht erfasst, was tatsächlich passiert ist – und hier laufen die beiden Ströme zusammen:

        WORK stream                       MATERIAL stream
            │                                   │
     work performed                     material consumed
   (against the activity)              (against the resources)
            │                                   │
            └────────────────┬──────────────────┘
                             ▼
                        ┌─────────┐
                        │ REPORT  │   what was actually done + used
                        └────┬────┘
                             ▼
                      ┌──────────────┐
                      │  VALIDATION  │   sign-off
                      │  pass / fail │
                      │  needs-revision / approved-with-notes
                      └──────────────┘

Ein Bericht erfasst die erledigte Arbeit und das verbrauchte Material an einem Ort. Eine Validierung ist die Qualitätskontrolle darüber: Ein Prüfer gibt mit einem Status seine Freigabe, und dieser Status ist es, der die Arbeit als akzeptiert freigibt. Berichte und Validierungen sind der Prüfpfad des Auftrags – sie bleiben auch dann in den Unterlagen erhalten, wenn sich die zugrunde liegende Infrastruktur ändert.

Validierungen sind kein separater Menüpunkt. Sie erscheinen als Ampelsymbole auf der Seite Berichte – klicken Sie auf ein Symbol, um eine Validierung anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu erstellen, ohne den Bericht zu verlassen.

Die Bestandsseite

Alles im Materialfluss wird durch ein Bestandsbuch gestützt. Das Menü Bestand verfügt über vier Ansichten, die wie folgt miteinander in Beziehung stehen:

   RESOURCE  ──┐
  (what it is, │
   the         ├──►  STOCK ITEM   the live balance:
   catalogue)  │    "X of this resource, at this site"
               │           │
   SITE  ──────┘           │ every change is written as a
  (where stock lives:      ▼
   warehouse, depot,  TRANSACTION   receipt · transfer · pickup ·
   or a person)                     consumption · adjustment · return

Ressource — der Katalogeintrag: was das Material ist (oben auch als Option „registriertes Material“ behandelt).
Standort — ein Ort, an dem Lagerbestände aufbewahrt werden. Ein Standort (Lager, Depot, Außendienststandort) oder ein persönlicher Standort (das eigene Inventar eines Mitarbeiters).
Lagerbestand — wie viel von einer bestimmten Ressource an einem bestimmten Standort vorrätig ist. Der Bestand ändert sich nur durch eine Transaktion.
Transaktion — die unveränderliche Aufzeichnung jeder Ein- oder Auslagerung. Dies ist der Prüfpfad; Fehler korrigieren Sie durch Hinzufügen einer Anpassung, niemals durch Bearbeiten des Verlaufs.

Was passiert mit verbrauchtem Material

Wenn in einem Bericht steht, dass Material verbraucht wurde, verschwindet dieser Verbrauch nicht einfach aus einem Formular – er bewegt den tatsächlichen Bestand. Verbrauchtem Material geht es auf eine von zwei Arten:

   ┌──────────┐   consumed       ┌────────────────────────────┐
   │   SITE   │ ───────────────► │ Used up at the job          │
   │ (stock)  │                  │ Gone — but recorded forever │
   └────┬─────┘                  │ as a consumption record     │
        │                        └────────────────────────────┘
        │ transferred / picked up
        ▼
   ┌──────────────┐
   │ Person or    │   Carried out as tracked inventory —
   │ another site │   still on the books, just moved
   └──────────────┘

Auf der Baustelle verbraucht — das Material ist aufgebraucht. Der Lagerbestand sinkt und ein dauerhafter Verbrauchsdatensatz wird erstellt. Der Verbrauch kann nicht gelöscht werden; Korrekturen erfolgen durch Hinzufügen einer Anpassung, niemals durch Löschen des Verlaufs.
Als nachverfolgtes Inventar vom Standort entnommen — das Material verlässt das Lager, ist aber nicht weg. Es wird an einen anderen Standort transferiert oder von einem Mitarbeiter abgeholt, sodass es an einem neuen Standort in den Büchern verbleibt, bis es tatsächlich verwendet wird.

So oder so, stimmt das Bestandsbuch immer ab: Bestände, die einen Standort verlassen haben, wurden entweder verbraucht oder befinden sich nun an einem anderen Ort, auf den das System verweisen kann.

Zusammenfassung

Ein typischer Ablauf von Anfang bis Ende:

Planen — Erstellen Sie einen Auftrag (optional unter einem Projekt). Fügen Sie Ressourcenzeilen für die Materialien hinzu und versenden Sie Arbeitsaufträge mit den entsprechenden Aktivitäten.
Genehmigen & Abholen — Mitarbeiter entnehmen die benötigten registrierten Materialien von einem Standort.
Arbeit ausführen – vor Ort, gemäß der Tätigkeit im Arbeitsauftrag.
Bericht – Erfassen Sie die abgeschlossene Arbeit und das verbrauchte Material.
Validieren – Ein Prüfer gibt die Freigabe, womit die Arbeit akzeptiert und der Verbrauch abgeschlossen wird.

Weiterführende Informationen

Jedes Feld auf dieser Seite enthält eine vollständige Anleitung:

Projekte – die übergeordnete Ebene, die Aufträge gruppiert
Aufträge – Planung der Arbeit mit Ressourcenzeilen
Arbeitsaufträge – die Arbeitsverteilung
Ressourcen und Aktivitäten – die beiden Kataloge
Berichte und Validierungen – Erfassung und Abnahme
Lagerartikel, Standorte und Transaktionen – das zugrunde liegende Bestandsbuch

Drei Menüpunkte befinden sich neben dieser Hauptstruktur und nicht darin:

Startseite – ein Dashboard mit Fortschritts- und Bestandsübersichten zu allen oben genannten Bereichen.
Felddatensätze – die Karte. Aufträge und Objekte sind dort geografisch verortet; siehe Kartenkonzepte.
Supportanfragen – hier können Sie für jeden Datensatz Support anfordern und den Bearbeitungsstatus verfolgen.

Als Nächstes: Wer kann was sehen und ändern – wie Aptli entscheidet, was jede Person anzeigen und bearbeiten darf.