Cómo encaja todo en Aptli
Antes de tocar ninguna página, es útil ver cómo se relacionan las piezas. Casi todo en Aptli gira en torno a un eje central: un proyecto contiene tareas, cada tarea tiene un lado de materiales y un lado de trabajo, y ambos lados se unen en un informe que se aprueba mediante una validación. El inventario se mueve por debajo de todo ello.
Esta página es el mapa de esa columna vertebral. Cada cuadro de aquí tiene su propia guía detallada más adelante; esto es solo cómo se conectan.
El panorama general
┌─────────────┐
│ PROJECT │ optional umbrella
└──────┬──────┘
│ groups many
▼
┌─────────────┐
│ JOB │ one unit of planned work
└──────┬──────┘
┌────────────────┴────────────────┐
│ │
MATERIAL stream WORK stream
"what gets used" "what gets done"
│ │
▼ ▼
┌─────────────────┐ ┌──────────────────┐
│ Resource lines │ │ Work Orders │
│ on the job │ │ (the dispatch) │
└───────┬─────────┘ └────────┬─────────┘
│ │
┌──────┴───────┐ ┌───────┴───────┐
▼ ▼ ▼ ▼
Registered Ad-hoc Registered Ad-hoc
RESOURCE (typed in by ACTIVITY (typed in by
(from your hand, not (from your hand, not
catalogue) registered) catalogue) registered)
La forma se repite deliberadamente. Ambas opciones te ofrecen la misma elección: seleccionar de un catálogo de elementos registrados, o introducir algo de forma ad hoc. Nunca te ves obligado a registrar todo previamente para poner el trabajo en marcha.
Un proyecto contiene tareas
Un proyecto es un marco opcional: una campaña, el lanzamiento de un sitio web, una fase de trabajo. Agrupa trabajos relacionados y resume su progreso para que puedas ver todo el esfuerzo en un solo lugar.
Un trabajo no tiene por qué pertenecer a un proyecto. Muchos trabajos son puntuales y no tienen ningún marco general. El proyecto está ahí cuando quieres el resumen, no como un obstáculo que superar.
Una tarea tiene dos vertientes
Una tarea es la unidad básica del trabajo planificado. Piensa en ella como si tuviera dos vertientes independientes:
Las dos vertientes discurren en paralelo y no dependen una de otra. Un trabajo puede tener material sin ninguna actividad formal, o una actividad sin material registrado. Solo añades estructura a cada vertiente cuando realmente vale la pena.
Registrado frente a ad hoc: la elección recurrente
En ambos flujos, se elige una de dos vías para cada línea:
- Registrado — elegido de un catálogo que se mantiene (Recursos para materiales, Actividades para el trabajo). El registro te proporciona nombres coherentes, unidades, seguimiento de stock y reglas de recogida.
- Ad hoc: introducido a mano, en el momento. Nada prerregistrado. Úsalo para el material de un solo uso o la tarea inusual que no merece una entrada en el catálogo.
El mismo registro puede combinar ambos. Este es el «sistema de referencia más flexible»: el registro es una opción que añade seguimiento, nunca una barrera que bloquee el trabajo.
Ambos flujos se unen en un informe
La planificación describe lo que debería suceder. Un informe recoge lo que realmente ha sucedido, y es ahí donde convergen los dos flujos:
WORK stream MATERIAL stream
│ │
work performed material consumed
(against the activity) (against the resources)
│ │
└────────────────┬──────────────────┘
▼
┌─────────┐
│ REPORT │ what was actually done + used
└────┬────┘
▼
┌──────────────┐
│ VALIDATION │ sign-off
│ pass / fail │
│ needs-revision / approved-with-notes
└──────────────┘
Un informe registra el trabajo completado y el material consumido en un solo lugar. Una validación es el control de calidad que lo remata: un revisor da su visto bueno con un estado, y ese estado es lo que da luz verde al trabajo como aceptado. Los informes y las validaciones son el registro de auditoría del trabajo: permanecen en el archivo incluso después de que cambie la infraestructura subyacente.
El lado del inventario
Todo lo que hay en el flujo de material está respaldado por un libro mayor de inventario. El menú Inventario tiene cuatro vistas, y se relacionan entre sí de la siguiente manera:
RESOURCE ──┐
(what it is, │
the ├──► STOCK ITEM the live balance:
catalogue) │ "X of this resource, at this site"
│ │
SITE ──────┘ │ every change is written as a
(where stock lives: ▼
warehouse, depot, TRANSACTION receipt · transfer · pickup ·
or a person) consumption · adjustment · return
- Recurso — la entrada del catálogo: qué es el material (también tratado anteriormente como la opción de material registrado).
- Ubicación — un lugar donde se almacena el stock. Una ubicación (almacén, depósito, emplazamiento de campo) o una ubicación personal (el inventario propio de un trabajador).
- Artículo en stock: la cantidad de un recurso determinado que hay en un sitio determinado. El saldo solo cambia mediante una transacción.
- Transacción: el registro inmutable de cada movimiento de entrada o salida. Este es el registro de auditoría; los errores se corrigen añadiendo un ajuste, nunca editando el historial.
¿Qué ocurre con el material consumido?
Cuando un informe indica que se ha utilizado material, ese consumo no desaparece simplemente de un formulario, sino que mueve existencias reales. El material consumido sigue uno de estos dos caminos:
┌──────────┐ consumed ┌────────────────────────────┐
│ SITE │ ───────────────► │ Used up at the job │
│ (stock) │ │ Gone — but recorded forever │
└────┬─────┘ │ as a consumption record │
│ └────────────────────────────┘
│ transferred / picked up
▼
┌──────────────┐
│ Person or │ Carried out as tracked inventory —
│ another site │ still on the books, just moved
└──────────────┘
- Consumido en el trabajo — el material se ha gastado. El saldo de existencias disminuye y se registra un consumo permanente. No se puede borrar el uso; las correcciones se realizan añadiendo un ajuste, nunca eliminando el historial.
- Retirado del sitio como inventario controlado — el material sale del almacén pero no se ha perdido. Se transfiere a otra ubicación o lo recoge un trabajador, por lo que permanece en los registros en una nueva ubicación hasta que se utiliza realmente.
En cualquier caso, el libro mayor de inventario siempre cuadra: el stock que salió de una ubicación o bien se consumió o bien se encuentra ahora en otro lugar que el sistema puede identificar.
Poniéndolo todo en conjunto
Un flujo típico, de principio a fin:
- Planificar — crear un trabajo (opcionalmente dentro de un proyecto). Añadir líneas de recursos para los materiales y enviar órdenes de trabajo con sus actividades.
- Autorizar y recoger — los trabajadores retiran de una sede los materiales registrados que necesitan.
- Realizar el trabajo: sobre el terreno, según la actividad de la orden de trabajo.
- Informar: registrar el trabajo completado y el material consumido.
- Validar: un revisor da su visto bueno, lo que acepta el trabajo y formaliza el consumo.
Próximos pasos
Cada cuadro de esta página contiene una guía completa:
- Proyectos — el marco general que agrupa los trabajos
- Trabajos — planificación del trabajo con líneas de recursos
- Órdenes de trabajo — la parte de distribución del trabajo
- Recursos y Actividades — los dos catálogos
- Informes y Validaciones — registro y aprobación
- Artículos en stock, Sitios y Transacciones — el libro mayor de inventario subyacente
Hay tres elementos de menú situados junto a esta columna vertebral, en lugar de dentro de ella:
- Inicio: un panel de control con el progreso y los resúmenes de inventario de todo lo anterior.
- Registros de campo: el mapa. Los trabajos y las características tienen una presencia geográfica allí; consulta Conceptos del mapa.
- Solicitudes de ayuda: solicita y realiza un seguimiento de la asistencia para cualquier registro.
A continuación: Quién puede ver y modificar qué — cómo decide Aptli lo que cada persona puede ver y editar.